---

CosmoPlMeeting2006

WORKING SCRATCH PAGE FOR ORGANISERS

This is a working page for organisers (which inludes you if you think you can help). You are welcome to update it, but you are warned that it is still being worked on and will probably change frequently.

---

TODO

room/location

Fri+Sat in Insty Fizyki

• double check all OK for rooms + projector
  • Friday + projector reserved at KRA,
  • Saturday Room XX + projector reserved @Insty Fizyki
    • do we know how to use the buttons (battery power?) for: closing blinds (żaluzje) on windows, etc

Inst Fizyki: contact Tadeusz Robaczewski (tel. 3255) rota at phys.uni.torun.pl

Fri 7.04.06: It seems that Fri 19 May will be difficult for getting a room in Insty Fizyki - XX will not at all be available, but from about 14:00, a smaller room could be available.

So probably: Friday@Piwnice, Saturday@Fizyki - but there could be zaoczny students on the Saturday in Fizyki, so even XX on Saturday is not certain, though it's highly likely that at least a smaller room should be available.

Friday + projector reserved at KRA, Saturday Room XX + projector reserved @Insty Fizyki -- BoudRoukema - 10 Apr 2006

coffee, food, conference poster...

• As of 4 May, seems like we'll have about 8-11 faculty/doktoranci, unknown number of younger students. We could probably count for 20 people and be reasonably safe, i guess? Let's see closer to the date of the meeting...
• food for Friday lunch @ KRA - 20 people?

network access

• KRA - marek
• Fizyki - boud - router, cables

reminder 5 May

proposed text to cosmo-pl

---

Cześć wszystkim,

Wygląda na to, że będzie ok. 10 plus/minus sqrt(10) kosmologów na spotkaniu: piątek-sobota 19-20 maja w Toruniu :), plus ewentualnie studenci i astronomowie toruńscy, co byłoby dobre by można było przeprowadzić szerszą dyskusję.

Planujemy piątek w Piwnicach (budynek radioastronomii) + sobota w Instytucie Fizyki prawie w centrum miasta. Wyślemy więcej szczegółów jeszcze przed datą spotkania.

PROGRAM aktualny: http://cosmo.torun.pl/Cosmo/CosmoPlMeeting2006Program - Dodaj twój tytuł/abstrakt na twiki albo wyślij do listy organizacyjnej cosmo-spotkacosmo.torun.pl

NOCLEG: http://cosmo.torun.pl/Cosmo/CosmoPlMeeting2006Nocleg - Jeszcze (4 maja) jest dostępnych 16 pokoi (od 28 razem) za 90-120 zł/noc w Hotelu Akademickim w czasie spotkania; ceny już są trochę wyższe niż miesiąc temu.

pozdrawiam serdecznie
Local Organising Committee
http://cosmo.torun.pl/Cosmo/CosmoPlMeeting2006

---

---

DONE

Accommodation

short info in main announcement, longer info here: CosmoPlMeeting2006Nocleg

We encourage people to stay at the Gymnazyum Akademicki, on Chełmińską.

http://www.umk.pl/oferty/hotel/

rooms	type-pl	type-en	university guest	anyone
14	Pokój 1-osobowy WŁ	1-person SB *	70 zł	110 zł
10	Pokój 2-osobowy WŁ	2-person SB, 2 beds *	120 zł	200 zł
8	Pokój 1-osobowy	1-person ***	90 zł	140 zł
6	Pokój 2-osobowy	2-person, 1 big bed ***	150 zł	240 zł
6	Apartament 1-osobowy	1-person apartment ****	100 zł	170 zł
3	Apartament 2-osobowy	2-person apartment, 1 big bed ****	200 zł	350 zł

• WŁ = ze wspólną łazienką i WC
• SB = with a Shared Bathroom and toilet
• The ratings *, *** and **** are not official ratings!
• VAT is included in these prices

Reservation method - from http://www.umk.pl/wspolpraca/zakwaterowanie/

Rezerwacji miejsc ... dokonuje recepcja Hotelu Uniwersyteckiego (recepcjonistki mówią po angielsku). Wstępną rezerwację można uzgodnić telefonicznie, (lub email: hotel.umk at uni.torun.pl) pod numerem tel. (56) 611-28-00, a następnie należy ją niezwłocznie potwierdzić pisemnie. Pismo rezerwujące podpisuje dysponent środków finansowych.

Also:

• Rezygnacja z wcześniej dokonanej rezerwacji grupowej może zostać przyjęta nie póżniej niż 2 tygodnie przed zakwaterowaniem, a w przypadku rezerwacji pojedynczych, nie później niż na 48 godzin przed zakwaterowaniem.
• W przpadku nie odwołania rezerwacji i nie zgłoszenia się gościa, Hotel ma prawo wystąpić z roszczeniem o pokrycie należności zgodni z obowiązującym cennikiem.

Zamówienie powinno zawierać następujące informacje:

1. imię i nazwisko gościa,
2. czas pobytu,
3. rodzaj zamawianego pokoju,
4. określenie płatnika.

So we need to think how to do this concretely...

proposal

Ask hotel if following method is OK:

1. guests (conference participants) contact hotel directly to make reservation (phone and/or email)
2. hotel contacts us (Boud Roukema or Agnieszka Szaniewska) by email (or telephone) give details either for each guest, or every few days, to confirm that guest(s) are genuine conference participants ("university guests")
3. we confirm (yes or no) if person(s) is(are) "university guests", but we do not take financial responsibility

Note: we will recommend that people book early, of course.

Questions: (1) Is this method acceptable? (2) Would the guests have the 2-week or 2-day limit for cancellation?

-- BoudRoukema - 06 Apr 2006 -sent email.
confirmed, went to hotel and confirmed with person at front desk. See announcement text and CosmoPlMeeting2006Nocleg

announcement 7 April 2006

• sent to cosmo-pl: http://cosmo.torun.pl/pipermail/cosmo-pl/2006-April/000026.html
• sent to internal CA-UMK lists - staff/phdstudents/students
• sent to some Estonians, Postdam/Berlin people (Czech people already on cosmo-pl mailing list), Ukrainians (as of 9 May, no reply from people outside of Poland)

reminder 9 May 2006

• http://cosmo.torun.pl/pipermail/cosmo-pl/2006-May/000028.html
• announcement to Inst Fizyki: http://cosmo.torun.pl/pipermail/cosmo-spotka/2006-May/000180.html

final reminder 16 May 2006

• CosmoPlMeeting2006FinalReminder
• CosmoPlMeeting2006ThePoster